Comment créer une liste déroulante sur Excel ?

A quoi sert une liste déroulante ?

Microsoft Excel permet de créer des tableaux de données et de les partager entre utilisateurs. Lorsqu’ils répondent à un usage professionnel, les tableurs sont régulièrement remplis d’informations qui se répètent. Par exemple : “envoyé” et “à envoyer”. Il peut arriver que les utilisateurs d’un même fichier Excel n’orthographient pas les valeurs de la même façon. Lorsque c’est le cas, il devient compliqué de se servir des formules et des fonctionnalités du tableur qui sont sensibles à la graphie des mots. Vous perdrez du temps dans l’analyse de vos données.

En créant une liste déroulante, on s’assure de toujours avoir les mêmes valeurs, avec les mêmes graphies, dans ses cellules. Cette fonctionnalité permet également d’imposer aux utilisateurs plusieurs choix de réponses : très pratique pour les formulaires.

Il existe plusieurs méthodes pour créer une liste déroulante. Nous allons vous en présenter deux : débutant et intermédiaire.

Créer une liste déroulante à choix multiple

La liste pour débutant

Étape 1 : créer les valeurs pour la liste

Créez votre liste de données sur une feuille de calcul séparée, par exemple appelée “Options liste”. Pour des raisons pratiques ou confidentielles, vous pouvez la protéger.

Sélectionnez votre nouvelle feuille de calcul.

Entrez les valeurs que vous voulez voir dérouler dans votre liste. (Par exemple : “oui”, “non”, “je ne sais pas”). Rangez-les en colonnes. La première cellule doit être le nom de cette liste.

Au besoin, vous pouvez ranger vos données par ordre alphabétique en cliquant sur le menu “Données” puis sur l’option “Trier”.

Étape 2 : créer la liste

Retournez sur votre feuille de calcul initiale.

Placez votre curseur sur la cellule qui accueillera la liste. Si vous souhaitez créer une liste déroulante pour toute une plage de cellules, sélectionnez l’ensemble de ces cellules.

Cliquez sur le menu “Données”, puis sur “Validation des données”.

Dans “Options - Critères de validation”, choisissez “Liste”. Ne modifiez pas les critères par défaut.

Cliquez sur la partie source, puis sélectionnez votre liste de valeur qui est dans l’onglet “Options liste” créé précédemment (sans prendre la première cellule de nom). Quittez la fenêtre et cliquez sur le bouton OK.

Votre première liste déroulante est créée !

La liste pour les niveaux intermédiaires

Étape 1 : nommer les valeurs

Comme pour le niveau débutant, vous avez une seconde feuille de calcul “Options liste” qui contient vos valeurs. Une fois celles-ci écrites en colonne, sélectionnez-les.

Faites un clic droit et choisissez “Définir un nom”.

Donnez un nom à votre liste de données (préférez quelque chose de significatif pour faciliter l’usage).

Étape 2 : insérer la liste

Retournez sur la feuille initiale et placez-vous sur la cellule (ou sélectionnez la plage de cellules) qui accueillera la liste déroulante.

Cliquez sur “validation des données”, puis sur “liste”.

Ici, au lieu de sélectionner toute la plage des options, écrivez simplement “=le-nom-de-la-liste”. Si vous avez nommé votre liste “choixclient”, écrivez “=choixclient”.

Cette manière est la plus rapide. Elle est idéale dans le cadre d’un usage professionnel d’Excel.

Modifier une liste déroulante Excel

Ajouter une valeur

Pour ajouter une donnée à votre liste, reprenez votre seconde feuille de calcul “Options liste”.

Ajoutez simplement votre nouvelle valeur à la suite de votre colonne.

Puis, recommencez les manipulations de création d’une liste déroulante (“Données”, “Validation des données”).

Ajouter une valeur : La méthode intermédiaire

Si vous avez choisi de donner un nom à votre liste, vous pouvez utiliser une autre façon. Une fois votre valeur ajoutée, cliquez sur l’onglet “Formule”, “Gestionnaire des noms” et sélectionnez le nom de votre liste.

Positionnez le curseur dans le champ “Fait référence à”, puis sélectionnez la liste avec la nouvelle option.

Fermez l’onglet : votre liste s’est agrandie :-)

Changer une valeur

Pour modifier une de vos données, il suffit de changer votre valeur sur la seconde feuille de calcul “Options liste”. Une fois cela fait, la liste déroulante se met à jour automatiquement.

Vous n’avez pas créé de nouvelles données, vous n’avez pas de manipulation supplémentaire à faire.

Supprimer une valeur

Cette manipulation est facile. Placez-vous sur la cellule à effacer, faites un clic droit et choisissez “supprimer”.

Cochez la case “Déplacer les cellules vers le haut”, cliquez OK. C’est fait !

Supprimer une liste déroulante

Sélectionnez la (ou les) cellules contenant des listes déroulantes.

Dans le menu “Données”, allez sur “Validation des données”, cliquez sur "Effacez tout” et validez.

Liste statique et liste dynamique sur Excel

Vous venez d’apprendre à créer des listes déroulantes statiques. Elles sont dites “statiques”, car vous devez intervenir manuellement lors d’une modification des valeurs.

Les listes “dynamiques”, elles, s’actualisent sans assistance de votre part.

Voici comment les créer.

Les valeurs de la liste dynamique

Dans la seconde feuille de calcul, saisissez en colonne vos données. La première cellule étant le nom de votre liste.

Sélectionnez vos données, cliquez sur “Insertion”, puis sur le raccourci “Tableau”. Cochez la case “Mon tableau comporte des en-têtes”, puis validez. N’oubliez pas de nommer votre tableau.

Insérez votre liste dynamique

Cliquez sur la cellule vide (ou sélectionnez la plage de cellules) qui contiendra la liste dynamique. Cliquez sur le menu “Données”, puis “Validation des données”.

Activez l’option “Liste”. Dans la case “source”, écrivez cette commande : “=INDIRECT("ChoixClient")”. “ChoixClient” étant le nom de votre tableau, écrit dans l’entête.

Votre liste est créée, et elle s'autoactualise !

Les listes déroulantes imbriquées

Également appelées “listes en cascade”, les listes imbriquées sont dépendantes les unes des autres. C’est intéressant lorsque les données choisies dans un second temps dépendent des premières.

Créer ses valeurs

Sur votre seconde feuille de calcul, faites autant de colonnes de données que vous souhaitez avoir de listes déroulantes co-dépendantes. Nommez-les sans caractères spéciaux ni espaces, le seul accepté est l’underscore ( _ ).

Votre première colonne est composée des noms de vos autres listes.

Sélectionnez vos listes en même temps. Cliquez sur “Formule” puis “Gestionnaire des noms” puis “Depuis sélection”. Cochez la case “ligne du haut”, puis faites OK.

Mise en place des listes en cascade

Sélectionnez la cellule qui accueillera la première liste (liste PRENOMS sur l’image).

Allez sur le menu “Données”, puis cliquez “Validation des données”.

Autorisez “Liste” puis, dans la boîte de dialogue “Source”, écrivez “=Traitement”. Votre première liste est fonctionnelle.

Sélectionnez la cellule qui contiendra la seconde liste déroulante. Retournez sur la fenêtre de validation des données.

Dans la boîte “Source”, inscrivez cette fois-ci “=INDIRECT($B$9)”. La formule entre parenthèses correspond à la cellule qui contient votre première liste.

Vos listes imbriquées sont désormais fonctionnelles !